Às vezes, quando iniciamos um novo empreendimento, podemos nos sobrecarregar com nossas próprias expectativas. Por exemplo, uma ou duas semanas antes de começar a trabalhar no Objective Standard Institute, escrevi uma longa lista de coisas que gostaria de alcançar em meu novo emprego. Durante minha primeira semana, tentei fazer o máximo progresso possível nesta lista, mas acabei me sobrecarregando e não consegui progredir, satisfatoriamente, em nenhuma frente.
O mesmo pode acontecer no começo de cada nova semana de trabalho. Estabelecemos (ou aceitamos) uma longa lista de expectativas para nós mesmos – projetos, tarefas e reuniões – que nos fazem querer trabalhar mais rápido para realizar tudo. Mas muitas vezes, trabalhar rapidamente faz com que nos sintamos sobrecarregados. E sobrecarregar-se geralmente significa que fazemos menos.
Descobri que uma maneira de resolver a sobrecarga e suas consequências é adicionar uma etapa de revisão ou reflexão à sua semana de trabalho. Como escreve o consultor de produtividade David Allen em seu livro Getting Things Done: “Para a maioria das pessoas, a magia do gerenciamento do fluxo de trabalho é realizada no uso consistente da etapa de reflexão”. Um excelente exemplo de “etapa de reflexão” é uma revisão semanal.
Uma revisão semanal é um processo de reflexão semanal sobre todas as tarefas relevantes para a próxima semana. O objetivo é produzir um plano integrado que elimine sobrecarga e maximize sua produtividade. As tarefas da sua semana podem ser cansativas, mas com uma quantidade adequada de reflexão, você pode construir um plano semanal que o ajude a trabalhar em um ritmo agradável e frutífero.
Para implementar uma revisão semanal simples, reserve trinta minutos em sua agenda (de preferência em uma sexta-feira à noite ou no fim de semana) para revisar todas as suas tarefas e criar uma lista de verificação gerenciável para cada dia de trabalho.
Se você ainda não documentou todas as suas tarefas, comece de forma simples. Crie um documento em branco e anote quantas tarefas você conseguir lembrar. Esta se torna sua “checklist mestra”, um repositório principal que você pode consultar durante sua revisão semanal. Com o tempo, essa lista evoluirá à medida que as tarefas forem adicionadas e concluídas, servindo como uma lista de coisas para planejar suas semanas.
A seguir, prepare um segundo documento para o seu plano semanal, listando os próximos sete dias. Este é o seu plano semanal. A cada dia, transfira tarefas de sua lista de verificação mestre. É benéfico agrupar tarefas semelhantes em determinados dias para agilizar seu foco e evitar a superlotação em um único dia para evitar sobrecarga.
A seguir, prepare um segundo documento para o seu plano semanal, listando os próximos sete dias. Este é o seu plano semanal. A cada dia, transfira tarefas de seu checklist mestre. É benéfico agrupar tarefas semelhantes em determinados dias para agilizar seu foco e evitar a superlotação em um único dia para evitar sobrecarga.
Para ser ainda mais eficiente, você também pode tentar um modelo de plano semanal que inclua tarefas predefinidas ou “dias temáticos”. Por exemplo, sempre envio um e-mail aos participantes do nosso grupo de leitura às quintas-feiras. E faço da terça-feira o meu “Dia de Edição”, já que é o dia oficial do “No Slack” da minha empresa.
Assim que a semana começar, use o plano semanal para orientar suas ações, fazendo os ajustes necessários. No final da semana, repita o processo. Revise o que você realizou, recompense-se, transfira as tarefas incompletas de volta para seu checklist mestre e prepare-se para a próxima semana.
Para mim, esse processo de revisão foi transformador. Fazer isso fez com que minha semana fluísse em um ritmo razoável; também criou uma sensação de paz e clareza que permite uma vida diária mais presente e engajada. Como Allen escreve:
“A maioria das pessoas se sente melhor com seu trabalho na semana anterior às férias, mas não é devido às férias em si. O que você faz na última semana antes de partir para uma grande viagem? Você limpa, fecha, esclarece, organiza…Você faz isso para poder relaxar e estar presente na praia, no campo de golfe ou nas pistas, sem mais nada em mente. Sugiro que você faça isso semanalmente em vez de anualmente, para poder trazer esse tipo de “estar presente” para o seu dia a dia.
Allen recomenda muito mais do que uma revisão semanal, mas, para mim, foi um primeiro passo fundamental para me sentir tranquilo quanto à minha produtividade. Com bastante prática, uma revisão semanal pode se tornar uma parte integrante e francamente agradável da sua semana, que acalma os caminhos da sua mente para que você possa saborear um pouco mais o presente.
